On utilise avantageusement les feuilles de calcul pour gérer une base de données. Chaque ligne contient diverses informations qui constituent ce que l'on appelle un enregistrement. Dans chaque colonne, on retrouve donc des informations qui correspondent à un attribut particulier de ces enregistrements (ex : un titre, un nombre de pages, un genre…, s'il s'agit de livres). Le nom de chaque attribut est appelé champs.

Cette manière de disposer les informations est intéressante car elle permet de trier les enregistrements (les réordonner) et éventuellement de les filtrer.

Le tri demande de choisir une ou plusieurs clés de tri. Chaque colonne constitue une clé possible. Selon le type d'informations qu'elle contient, le tri sera alphabétique, numérique ou chronologique. On peut trier par ordre croissant ou décroissant. L'usage d'une seconde clé (voire d'une troisième) est utile lorsque plusieurs enregistrements ont la même valeur pour la première clé. Par exemple, on peut trier des enregistrements concernant des personnes sur le nom et, si cela ne suffit pas, sur le prénom.

Le filtrage est une opération qui permet de sélectionner des enregistrements sur base de critères concernant les valeurs de ses champs. On peut créer des filtres simples en précisant les conditions de filtrage via des boîtes de dialogue associées aux différents champs. Les conditions peuvent porter sur plusieurs champs, mais s'ajoutent les unes aux autres (ET). Une condition portant sur un champ peut être composée avec les fonctions logiques habituelles (ET, OU, NON). La création de filtres élaborés dépasse le cadre de ce module.

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