Pour pouvoir établir un lien entre une cellule et d'autres cellules provenant d'une ou de plusieurs feuilles de calcul, il est nécessaire de pouvoir faire référence à ces cellules en précisant leur adresse.

On précise l'adresse d'une cellule en indiquant le nom de la colonne et celui de la ligne à l'intersection desquelles elle se trouve.

Il existe différents types d'adressage des cellules autrement dit, différents moyens d'y faire référence. Par défaut, l'adressage est relatif. Lorsque l'utilisateur précise dans une cellule l'endroit où se trouve une autre cellule de référence, le système mémorise quelle position occupe cette cellule de référence relativement à la cellule dans laquelle elle est écrite. Une référence relative s'adapte donc à la recopie.

La référence absolue est utilisée pour éviter toute adaptation à la recopie. Le blocage s'effectue sur la ligne, la colonne ou les deux au moyen d'un symbole ($).

Les cellules et blocs de cellules peuvent être nommés. On parle de référence par le nom. La référence par le nom est une forme de référence absolue.

Une formule représente une valeur qui doit être calculée par le système et recalculée chaque fois que les valeurs auxquelles elle fait référence changent.

Une formule commence par un symbole distinctif nécessaire au système. Ce qui suit ce symbole est une expression construite avec quatre sortes d'éléments :

• des variables;
• des constantes;
• des opérateurs;
• des fonctions.

Une variable est une référence au contenu d'une cellule qui est d'un type donné et dont on ne sait pas, a priori, ce qu'elle contient. Une constante est une valeur fixe d'un type donné (chaîne de caractères, nombre, date…).

Le rôle des opérateurs et des fonctions dans une expression est de combiner les valeurs variables et constantes pour obtenir un résultat.

Le système est capable de générer une série de valeurs lorsqu'il les identifie comme faisant partie d'une suite ou d'une liste. Les cas les plus courants sont :

• l'extension d'une sélection de deux valeurs numériques ou de type date/heure;
• l'extension de la sélection d'une valeur de type date/heure;
• l'extension de la sélection d'une valeur information faisant partie d'une liste connue du système (éventuellement créée par l'utilisateur).

Les fonctions permettent de composer des expressions complexes. Le système en reconnaît un grand nombre.

Les fonctions possèdent un nombre d'arguments qui varie d'une fonction à l'autre (de zéro à plusieurs) et qui peut aussi varier pour une même fonction (ex : somme). Chaque argument est soit une variable, soit une constante, soit une expression construite comme celle d'une formule.