Intention généraledéterminer si des informations sont organisables en tableau et si oui, distinguer leur statut
Pour une meilleure compréhension de ce module, nous vous conseillons de parcourir d'abord le module « Comprendre le traitement de l'information numérique ».
Dans ce chapitre, nous vous proposons de découvrir en quoi les tableaux sont utiles à ceux qui veulent échanger de l'information. Ceci nous permettra de mieux comprendre l'intérêt d'utiliser des progiciels comme les tableurs.
Le tableau est un outil de structuration et de présentation à différents niveaux. On utilise un tableau pour traduire des relations entre des informations.
Deux informations situées dans des cases contigües d'un tableau ont souvent un certain rapport entre elles. Mais il n'y a pas que ce type de lien qui puisse exister.
Les cases d'un tableau sont souvent visibles grâce à leurs bordures. Mais ce n'est pas parce que les bordures sont absentes que la structure de tableau n'est pas présente.
Pour toutes ces raisons, vous admettrez que réaliser un « bon » tableau, et donc présenter correctement des données, requiert quelques compétences.
Tout au long de ce chapitre, et avant toute manipulation d'un programme tableur, vous allez apprendre à reconnaître les tableaux bien structurés et à corriger la structure de ceux qui ne le sont pas ou moins.
1. Des tableaux et des hommes
Mise en situation
Dans de nombreux documents, l'être humain fait usage de tableaux à deux dimensions. Ces tableaux lui permettent de mettre des données en relation dans une disposition structurée assez familière.
Le tableau ci-dessous dresse la liste des points d'arrêt d'une ligne de bus scolaires et les heures de passage de ceux-ci.
Consulté le 18/05/2009, http://www.infotec.be
De quelle manière sont liées les heures d'une même ligne ? Et celles d'une même colonne ?
Les heures situées sur une même ligne correspondent aux heures de passage des bus à un arrêt donné.
Les heures situées sur une même colonne correspondent aux heures de passage d'un même bus aux différents arrêts.
Parfois, la structuration du tableau n'apparait pas clairement. La présentation des informations ne les met pas visuellement en relation ou les bordures des cases sont absentes. L'illustration suivante concerne l'agenda d'un ensemble de brocantes.
Consulté le 18/05/2009, http://www.quefaire.be/d/brocantes5.pdf
Pour pouvoir réaliser certains traitements sur l'ensemble des données comme, par exemple, identifier les brocantes qui ont lieu le 1er mai, ce tableau a besoin d'une restructuration importante.
Les tableaux sont également utiles lorsqu'ils contiennent des données numériques sur lesquelles des calculs peuvent être effectués. Les résultats de ces calculs sont d'ailleurs souvent présentés avec les données.
Extrait de http://fr.wikipedia.org/wiki/Démographie_de_la_Belgique consulté le 16 juillet 2010
Dans l'illustration ci-dessus, la structure de tableau est très apparente. On constate que certaines données peuvent (doivent) être calculées à partir de certaines autres.
1. Des tableaux et des hommes
Activités
Constater les dégâts
Bien que les tableaux nous aident à structurer les informations, il est fréquent que ceux-ci soient mal construits. Cette activité va vous aider à commenter la structure de certains d'entre eux.
Objectif :identifier les défauts de structuration et de présentation d'un tableau
Certains tableaux sont mal construits. Il s'agit d'y mettre bon ordre.
Objectif :transformer un document ou une partie de document regroupant des informations qui sont en relation en un tableau structuré en lignes et colonnes
Tous les tableaux mettent des informations en relation. Une simple « mise en colonnes » traduit déjà de tels liens, mais il peut y en avoir de plus complexes.
Objectif :identifier les relations qui existent entre les informations présentes dans un tableau ou un document transformable en tableau
Dans un tableau, toutes les informations n'ont pas le même statut. Certaines, par exemple, donnent des indications sur la signification de certaines autres. Vous allez apprendre à les distinguer.
Objectif :identifier le statut de chaque information dans un tableau ou un document transformable en tableau
Identifiez rapidement le statut des différentes informations constituant ce tableau de consommations d'appareils électriques. Données, métadonnées ou résultats ? À vous de trancher.
Dans votre cahier, coloriez ou entourez les données en rouge, les métadonnées en bleu et les résultats en vert.
Au passage, constatez que la consommation d'un appareil électrique en veille n'est pas négligeable... Pensez donc à éteindre totalement votre ordinateur lorsqu'il ne sert pas.
Fan de jeux vidéos, vous souhaitez créer votre propre base de données. À partir des informations suivantes (à l'exception des illustrations), proposez dans le cahier une structure en tableau facilement exploitable pour effectuer des tris, des recherches sélectives…
Outre la DS, vous possédez aussi la Wii, la PS3, la PSP et d'autres encore .
Un peu plus difficile… À partir de quelques données isolées d'un programme télé, imaginez une structure de tableau qui, à l'instar d'une base de données, permette de savoir quel programme regarder selon des critères très précis.
Que proposer à Jacqueline sachant qu'elle n’est libre qu’à partir de 21h00 ? Et à Julie qui n’aime que les séries ? Ou encore à Damien qui veut regarder un policier avant 22h00 ?
Consultez le programme télé (à télécharger ci-dessous) et proposez dans le cahier une structure de tableau qui fournisse facilement les réponses à ce type de questions.
Remplissez la structure que vous avez imaginée par deux ou trois exemples issus du programme télé proposé.
Et dans le cas d'un agenda d'événements, quelle serait la structure en lignes et colonnes ? À quoi faut-il être attentif ? Comment répondre à des questions telles que :
Que proposer à Étienne sachant qu'il aimerait visiter une exposition qui soit ouverte le mercredi à Bruxelles ?
Consultez l'agenda (à télécharger ci-dessous) et proposez une structure de tableau.
Intention généraledécouvrir l'environnement de travail proposé par le tableur
Dans ce chapitre, nous vous proposons de découvrir en quoi certains progiciels, appelés tableurs, sont dédiés à la gestion des tableaux. Au travers des activités, vous serez amenés à identifier, en analysant différents environnements graphiques, les principales entités manipulables au moyen des tableurs.
Un programme tableur propose généralement un environnement particulier, immédiatement reconnaissable. En gros, on n'y travaille que dans des tableaux rectangulaires, ce qui peut paraître un peu contraignant au vu de l'idée que nous nous faisons habituellement d'un tableau dont la structure est souvent plus souple.
Nous verrons cependant qu'il est possible de travailler la forme sans vraiment toucher à cette structure un peu rigide.
Par ailleurs, une information que l'on introduit dans ce que nous appellerons pour l'instant une « case du tableau » ne sera pas toujours affichée comme telle par le tableur. Cela peut-être gênant, mais lorsque vous découvrirez le profit que vous pouvez en tirer, vous comprendrez que cela peut être très utile.
Dans ce chapitre, vous allez identifier les éléments les plus importants de l'environnement de travail proposé par un tableur.
De même, vous découvrirez un premier exemple qui illustre la différence pouvant exister entre une information placée dans une case du tableau et celle que le tableur y affiche.
2. Des tableaux et des progiciels
Mise en situation
À quoi servent les tableurs?
La gestion des tableaux est une tâche en soi. Si leur mise en forme aide à mettre en évidence les informations importantes, des traitements (calculs) sont souvent à effectuer.
Et lorsque les données changent, les calculs sont à refaire !
Par exemple, étudier la corrélation entre les notes des élèves à un test de math et à un test de physique passe par un calcul particulier et fastidieux. À l'issue de ce calcul, on peut interpréter le résultat en fonction de la valeur obtenue.
Si une erreur s'est glissée dans une des deux listes de notes, les longs calculs doivent être refaits.
Observez l'illustration qui suit. Une seule note a été modifiée, celle de France en physique. Dès lors, la valeur du coefficient change et le commentaire doit également changer.
Alors qu'à la main, le travail peut paraître lourd, le tableur peut se charger de tous les calculs, laissant alors l'utilisateur se contenter de modifier les données.
2. Des tableaux et des progiciels
Activités
Toutes sortes de briques
Un travail efficace avec le tableur passe par l'identification des entités sur lesquelles il est possible d'agir en une seule opération. Nous allons donc faire le point sur la définition de chacune de ces entités.
Objectif :identifier les entités sur lesquelles un tableur peut opérer
Introduire de l'information dans une cellule d'un tableau paraît simple. Pourtant, dans sa manière de traiter automatiquement l'information, le système ne nous dit pas tout. Apprenons donc à deviner ce qu'il ne nous dit pas.
Objectif :distinguer les informations visibles de celles que le système manipule
Les tableurs sont des programmes spécialisés dans la gestion des tableaux à deux dimensions et dans le calcul automatique des formules.
Le tableur propose un environnement sous forme de grands tableaux à deux dimensions se composant de lignes et colonnes. L'intersection d'une ligne et d'une colonne est une cellule.
La cellule est la plus petite unité d'accueil de l'information.
Chacun de ces grands tableaux est appelé feuille de calcul.
À l'intérieur d'une feuille de calcul, il est possible de sélectionner simultanément plusieurs entités avant de leur appliquer un même traitement. On parle de sélection multiple.
Les feuilles de calcul sont regroupées dans un classeur, le classeur étant un fichier pour le système d'exploitation.
L'information contenue dans la cellule active de la feuille de calcul est visible dans la zone de formule qui fait partie, avec la zone de nom, de la barre de formule.
On peut y observer comment l'information a été codée. Ce qu'on y lit peut différer de ce qui est affiché dans la cellule.
2. Des tableaux et des progiciels
Exercices
Vous pouvez obtenir le corrigé des exercices auprès de votre coach.
Intention généraleétablir les liens qui existent entre les types des informations traitées par le tableur et leurs formats d'affichage
Lorsque l'utilisateur d'un tableur introduit une information dans une cellule, elle n'est pas toujours affichée telle qu'elle. Dans ce cas, il importe de comprendre ce qui se passe et pourquoi. Il convient aussi de déterminer si des précautions sont à prendre.
Un tableur ne « traite » pas toutes les informations de la même manière. Nous non plus d'ailleurs. Nous assemblons des mots pour faire des phrases. Avec les nombres, nous effectuons des opérations. Parfois aussi, nous tâchons de déterminer la date limite de remise d'un travail quand notre professeur nous donne deux semaines pour le faire ou
nous calculons à quelle heure faire sonner notre réveil, quand nous nous couchons fort tard et que nous voulons malgré tout profiter de nos huit heures de sommeil.
Pour qu'un système qui travaille formellement soit capable de faire ces opérations de différentes sortes, il doit tenir compte de la nature des informations.
Il doit donc les coder de manières différentes. Mais comment détermine-t-il la nature de ces informations ? Et quelles en sont les conséquences sur leur affichage ?
Voilà une série de questions auxquelles ce chapitre tente de répondre.
3. Des types aux formats différents
Mise en situation
Après avoir lancé votre programme tableur, vous décidez d'emblée d'encoder des données dans la feuille qui s'affiche. Vous auriez voulu savoir si le tableur effectue directement des divisions et vous encodez 12/3.
À votre grande surprise, voici ce qu'il affiche.
Vous vous dites alors que vous auriez peut-être dû encoder 12:3, ce que vous faites avec un autre résultat tout aussi étonnant.
Pourquoi un tel affichage ? Vous avez sans doute une petite idée. Les activités qui suivent vont vous permettre d'en savoir plus.
3. Des types aux formats différents
Activités
Éprouver le tableur
Lorsque vous encodez une information dans une cellule d'une feuille de calcul, il peut se produire des choses bizarres. Voyez plutôt.
Objectif : interpréter l'attribution automatique des formats et types de codage des données par le système
Le codage de l'information sera différent selon que l'information est considérée d'un type ou d'un autre.
Types
Selon le codage utilisé, on peut classer les informations à traiter en quatre types :
textes;
nombres;
dates et/ou heures;
logique (booléen : deux valeurs possibles : vrai ou faux).
Avec un tableur, le choix d'un format d'affichage implique automatiquement le choix du type.
Si les types nombre et date/heure proposent plusieurs formats d'affichage, les types texte et booléen ne proposent quant à eux pas de format particulier.
3. Des types aux formats différents
Exercices
Vous pouvez obtenir le corrigé des exercices auprès de votre coach.
Si vous encodez les chaînes de caractères suivantes dans les cellules d'une feuille de calcul vierge, quel type (texte, nombre, date/heure) le système va-t-il leur attribuer de manière automatique ?
Entourez la réponse et devinez les affichages en complétant le tableau ci-dessous dans votre cahier.
Attention, n'encodez les différentes chaînes dans les cellules une feuille de calcul que pour vérifier l'exactitude de vos réponses. Pas avant…
Un étudiant a réalisé le bilan de ses prestations dans le cadre d'un job de vacances (voir l'aperçu ci-dessous).
Un plaisantin a sélectionné toutes les cellules et les a formatées comme des nombres . Le résultat est catastrophique comme vous pouvez le constater dans le fichier à télécharger.
Aidez-le à retrouver le résultat initial en effectuant les bons choix de formats.
Le contenu des cellules ne peut pas être modifié !
Intention générale décrire les éléments constitutifs d'une formule et comprendre les effets de sa « recopie »
Ce qui fait l'incroyable succès des tableurs, c'est leur capacité à établir des connexions entre certaines informations de manière à garantir leur cohérence.
Le tableur est souvent évoqué lorsqu'il s'agit de faire de longs et fastidieux calculs. Nous l'apprécions car il nous offre ses services de calculateur infatigable. Bien sûr, il ne va pas corriger automatiquement nos erreurs d'encodage, mais il est capable d'adapter tous les calculs si telle ou telle donnée que nous avons introduite est modifiée par la suite.
Mais ce n'est pas le seul intérêt. Ainsi, pourra-t-il nous aider à réaliser des simulations. Comment vont évoluer les résultats si telle ou telle donnée évolue dans tel ou tel sens ?
Les capacités du tableur ne suppléent pas celles de l'être humain, elles les complètent avantageusement. Cela veut dire qu'il nous incombe d'organiser, de structurer, de présenter, en un mot, de modéliser les relations entre données et résultats.
Voyons, dans ce chapitre, quels sont les outils de base mis à notre disposition pour travailler à cette modélisation.
4. Trouver la bonne formule
Mise en situation
Pour pouvoir relier entre elles des informations, deux choses sont nécessaires :
il faut pouvoir localiser ces informations (préciser dans quelles cellules elles se trouvent) ;
il faut trouver un moyen d'exprimer ces relations.
Nous savons que pour localiser les cellules, nous disposons de leur adresse. Rappelons que les lignes sont numérotées et les colonnes sont désignées par des lettres ou groupes de lettres. Il suffit donc d'indiquer la colonne et la ligne pour localiser une cellule : la cellule A3, la cellule CD234…
Pour exprimer les relations, nous allons avoir besoin des formules. Voyons cela dans l'exemple ci-dessous.
Les moyens de transport vers l'école
Pour établir la proportion (fréquence) des élèves qui viennent à l'école à pied, il faut faire un calcul.
Le calcul de la proportion (pourcentage) des élèves qui viennent à l'école à pied utilise les informations contenues dans deux cellules. Lesquelles ?
En fait, il faut diviser le contenu de la cellule B2 par celui de la cellule B6.
Ce calcul nous amène à la notion de formule.
Pour exprimer cette formule, de quoi avons-nous besoin ? C'est ce que nous allons développer dans nos réflexions.
4. Trouver la bonne formule
Réflexions
Dans la mise en situation de ce chapitre, nous avons réfléchi à la manière de faire calculer, par le système, la proportion des élèves qui viennent à l'école à pied. Cette information ne doit pas être fournie directement, mais est le résultat de l'évaluation d'une formule. Et donc, plusieurs questions se posent.
Comment indiquer au système les valeurs à prendre en compte pour effectuer le calcul ?
Comment lui indiquer d'effectuer une division ?
Comment le tableur détermine-t-il qu'il s'agit d'une formule à évaluer ?
La réponse à la première question est simple. Nous avons déjà donné la solution. Pour « renseigner » une information, on fournit son adresse (B2, B6...).
C'est de cette manière que l'on y fait référence.
En mathématique, lorsqu'on doit effectuer une division, on dit qu'on effectue une opération. Une opération nécessite un opérateur. Celui de la division est symbolisé par la barre oblique (/).
On écrirait donc B2/B6. Il reste toutefois une difficulté à surmonter. Comment, formellement, le tableur peut-il savoir que c'est un calcul qu'on lui demande de faire ? Une fois encore, la réponse est formelle. On place un symbole en tête de la chaine de caractères. Ce symbole est très généralement le symbole d'égalité (=), mais ce n'est évidemment pas ce qu'il signifie dans ce cas.
Finalement la formule s'écrira =B2/B6.
Si cette formule est correcte pour le calcul de la proportion des élèves qui viennent à l'école à pied, nous verrons plus loin que son écriture, telle quelle, peut poser des problèmes.
Voyez maintenant cet autre exemple. Il concerne les résultats des élèves aux examens de fin de trimestre et leur moyenne finale.
Résultats de l'année
La note finale de Dupont est calculée en E2. Par quelle formule ?
Si nous comparons les deux formules, elles se ressemblent assez fort et cela, grâce à la disposition intéressante que nous avons adoptée. La seule chose qui a changé, c'est l'indice de ligne et c'est normal, puisque nous sommes passés à la ligne suivante.
Nous pourrions décrire toutes ces formules en une seule en disant « cette cellule doit contenir la somme des contenus des trois cellules de gauche ». En procédant de la sorte, nous décrivons la localisation des cellules nécessaires au calcul, relativement à celle de la cellule qui contient la formule. On dit que la référence est relative.
Les tableurs sont conçus pour exploiter cette ressemblance des formules. Une simple recopie de la formule et celle-ci sera adaptée en fonction du type de recopie (vers le bas, la droite...). Par défaut, une référence est donc relative. On dit aussi que l'adressage est relatif.
Parfois, il arrive qu'on ne souhaite pas cette adaptation. Nous verrons comment l'éviter quand c'est nécessaire.
Dans les activités qui suivent nous verrons qu'il est souvent intéressant de « recopier des formules ». Nous découvrirons aussi que les formules peuvent contenir d'autres éléments que des opérateurs et des variables et, enfin, qu'il existe encore d'autres façons de se référer aux cellules et blocs de cellules.
4. Trouver la bonne formule
Activités
À droite plutôt que vers le bas
La recopie est une fonctionnalité puissante des tableurs, mais comme tous les outils puissants, il convient de la maîtriser.
Objectif : exploiter la recopie de références relatives
Il est des exemples, comme en mathématique, dans lesquels le nombre de données est très réduit et les résultats (informations calculées) très nombreux.
Objectif :générer une série de valeurs par recopie d'une formule
Pour pouvoir établir un lien entre une cellule et d'autres cellules provenant d'une ou de plusieurs feuilles de calcul, il est nécessaire de pouvoir faire référence à ces cellules en précisant leur adresse.
On précise l'adresse d'une cellule en indiquant le nom de la colonne et celui de la ligne à l'intersection desquelles elle se trouve.
Il existe différents types d'adressage des cellules autrement dit, différents moyens d'y faire référence. Par défaut, l'adressage est relatif. Lorsque l'utilisateur précise dans une cellule l'endroit où se trouve une autre cellule de référence, le système mémorise quelle position occupe cette cellule de référence relativement à la cellule dans laquelle elle est écrite. Une référence relative s'adapte donc à la recopie.
La référence absolue est utilisée pour éviter toute adaptation à la recopie. Le blocage s'effectue sur la ligne, la colonne ou les deux au moyen d'un symbole ($).
Les cellules et blocs de cellules peuvent être nommés. On parle de référence par le nom. La référence par le nom est une forme de référence absolue.
Les formules
Une formule représente une valeur qui doit être calculée par le système et recalculée chaque fois que les valeurs auxquelles elle fait référence changent.
Une formule commence par un symbole distinctif nécessaire au système. Ce qui suit ce symbole est une expression construite avec quatre sortes d'éléments :
des variables;
des constantes;
des opérateurs;
des fonctions.
Une variable est une référence au contenu d'une cellule qui est d'un type donné et dont on ne sait pas, a priori, ce qu'elle contient. Une constante est une valeur fixe d'un type donné (chaîne de caractères, nombre, date…).
Le rôle des opérateurs et des fonctions dans une expression est de combiner les valeurs variables et constantes pour obtenir un résultat.
La génération automatique de valeurs
Le système est capable de générer une série de valeurs lorsqu'il les identifie comme faisant partie d'une suite ou d'une liste. Les cas les plus courants sont :
l'extension d'une sélection de deux valeurs numériques ou de type date/heure;
l'extension de la sélection d'une valeur de type date/heure;
l'extension de la sélection d'une valeur information faisant partie d'une liste connue du système (éventuellement créée par l'utilisateur).
Les fonctions
Les fonctions permettent de composer des expressions complexes. Le système en reconnaît un grand nombre.
Les fonctions possèdent un nombre d'arguments qui varie d'une fonction à l'autre (de zéro à plusieurs) et qui peut aussi varier pour une même fonction (ex : somme). Chaque argument est soit une variable, soit une constante, soit une expression construite comme celle d'une formule.
4. Trouver la bonne formule
Exercices
Vous pouvez obtenir le corrigé des exercices auprès de votre coach.
Observez très attentivement l'illustration suivante. L'affichage de la cellule active A4 a été volontairement occulté. À votre avis, quel est son contenu ?
Et dans ce cas-ci, qu'affiche selon vous la cellule A5 ?
Afin de préparer au mieux la saison prochaine, les organisateurs du « FesTICEval » ont encodé les données de cette année pour les traiter. Ils souhaitent, de la sorte, pouvoir renseigner les familles sur les prix de l’année prochaine. Il leur reste à calculer les résultats, et c’est là que vous intervenez !
Statistiques FesTICEval
1) À l'aide du tableur, calculez :
le nombre total d'entrées le matin et le nombre total d'entrées l'après-midi ;
le nombre total d'entrées par jour ;
la moyenne du nombre d'entrées durant la matinée et la moyenne du nombre d'entrées durant l'après-midi ;
le nombre minimum d'entrées ;
le nombre maximum d'entrées.
Téléchargez le classeur dans le format que vous désirez :
2) L'an prochain, Albert et sa famille souhaitent se rendre à ce même festival. Les informations que chaque membre nous a fournies (et donc celles de la famille d'Albert) sont reprises dans la deuxième feuille du classeur.
En sachant que le prix d’entrée par jour varie en fonction de l’âge (cf. document) et que les valeurs transmises par la famille pourraient varier, calculez :
le prix que chacun doit payer ;
le prix total pour la famille.
Attention, le calcul du prix à payer de chacun doit se faire par une seule et même formule !
Conseil : enregistrez votre document sous le nom « version1.xls » ou « version1.ods ».
3) Serait-il plus intéressant pour la famille d’Albert d’acheter un « Pass Famille » (470 € valable toute la durée du festival) ?
Variante
Est-ce toujours le cas si Albert souhaite participer un jour de plus que cette année et que Casto est remplacé par son cousin Costa qui a 25 ans ? Pour répondre, modifiez l’/les information(s) nécessaire(s) dans la feuille de calcul.
Conseil : enregistrez votre document sous le nom « version2.xls » ou « version2.ods ».
Monsieur Loumoi, gérant du vidéoclub « VidéoTICE », a encodé dans une feuille de calcul des informations concernant ses principaux clients.
Pour chacun d’eux, il a mentionné :
le nom et le prénom
le sexe
la date d’inscription
le nombre de locations
le nombre de pénalités
l’état global des locations.
Le 8 mars, à l’occasion de la journée de la femme, il a décidé d’offrir une rose à toutes les clientes ayant déjà loué 50 DVD (au minimum). Il lui faut donc identifier ses meilleures clientes.
Aidez-le en créant, dans la feuille de calcul à télécharger ci-dessous, une colonne supplémentaire intitulée « Rose du 8/03 ». Faites-y calculer la valeur de vérité (VRAI ou FAUX).
Fonctions booléennes
Petite variante : VRAI devient une croix (X) et FAUX disparaît.
Ne nous leurrons pas, Monsieur Loumoi n’est pas toujours aussi cordial. Et pour cause, certains clients rendent parfois les locations en mauvais état. À ces clients mais aussi à ceux qui ont reçu au moins cinq pénalités, il aimerait envoyer une lettre d’avertissement. Pouvez-vous l’aider à identifier ces clients peu sérieux ?
Pour ce faire, créez une colonne supplémentaire intitulée « Avertissement ». Faites-y calculer la valeur de vérité (VRAI ou FAUX).
En fin d’année, Monsieur Loumoi a l'habitude d'offrir un cadeau à sa clientèle. Il prévoit deux cadeaux de valeurs différentes à distribuer selon la « fidélité » du client.
Cadeau n°1 : un bon pour cinq locations gratuites destiné aux clients ayant loué plus de 100 DVD, reçu moins de trois pénalités et dont l’état global des locations au retour est jugé bon ;
Cadeau n°2 : un bon pour 10 locations gratuites destiné aux clients inscrits en 2005 (année d’ouverture du vidéoclub) ou ayant loué plus de 150 DVD.
Aidez-le à catégoriser ses clients en créant une colonne supplémentaire intitulée « Cadeau ». Faites-y calculer la valeur 1 si le client a droit au cadeau n°1, la valeur 2 s’il a droit au cadeau n°2.
Attention, un client ne peut recevoir qu'un seul cadeau : celui dont la valeur est la plus élevée !
Intention généralemettre en forme les cellules d'un tableau et utiliser les techniques de consultation appropriées pour de grands tableaux de données
Les tableurs sont essentiellement dédiés à des tâches de calcul, un traitement formel par excellence. Mais il y a une foule d'autres traitements dont ils sont capables. Ceux-ci concernent la présentation et la consultation des données.
Une fois les informations correctement introduites dans une feuille de calcul, on peut penser à une présentation qui mette en évidence certaines de celles-ci. Les résultats, par exemple, peuvent faire l'objet d'une attention particulière. Mais certains résultats, plus que d'autres, peuvent également être mis en avant. Le système peut-il nous aider dans cette tâche ?
De même, si ces informations sont nombreuses, et c'est le cas, notamment, lorsque les feuilles de calcul contiennent de grands tableaux de données, la consultation de certaines d'entre elles peut poser problème. Il est en effet possible de « s'égarer » dans le tableau.
Parfois, tout simplement, on ne souhaite pas consulter toutes les informations affichées, mais seulement celles qui répondent à certains critères. À nouveau, il est utile de savoir en quoi le système peut nous y aider.
5. Choisir la version automatique
Mise en situation
Voici deux tableaux.
Oserions-nous vous demander celui des deux qui vous parait le plus lisible ?
Tableau 1
Tableau 2
Le second est évidemment plus lisible. Pourquoi, selon vous ?
le statut de certaines informations est renforcé par une mise en évidence ;
la disposition des informations dans les cellules conduit à un alignement intéressant des données et des résultats.
Mais on peut faire mieux, comme dans le tableau ci-dessous.
Tableau 3
Les mauvais résultats (ceux qui sont inférieurs à 10/20) ont été mis en évidence (gras et couleur rouge). Facile direz-vous. Il suffit de sélectionner les cellules concernées et leur appliquer ces caractéristiques. Mais cela signifie que nous ne devons pas en oublier. De plus, si le tableau est grand... Nous devrons donc chercher une autre manière de faire.
Mais ce n'est pas le seul problème posé par les grands tableaux.
Que faire si le tableau contient des dizaines, voire des centaines de notes ? Et si certaines notes doivent être corrigées ?
Comme on ne dispose que d'un écran limité en taille, il arrive, qu'en les explorant, on n'y voit plus les informations qui renseignent sur la nature des données et des résultats (en-têtes de colonnes et/ou de lignes).
Perdu dans un grand tableau...
Parfois même, on n'a pas besoin de l'affichage de toutes les données ou de tous les résultats.
Quels sont les moyens offerts par le système pour résoudre tous ces problèmes ?
Réponses dans les réflexions en page suivante.
5. Choisir la version automatique
Réflexions
Mise en forme
Nous avons peu parlé de mise en forme jusqu'ici. Dans un premier temps, elle n'est pas fondamentale (il vaut mieux écrire une formule correcte que choisir une belle couleur pour le résultat). Néanmoins, elle donne un certain cachet à la présentation des informations et permet une lecture facile et rapide.
La mise en forme concerne les cellules. On met donc en forme une ou plusieurs cellules. Par souci d'efficacité, la mise en forme sera souvent réalisée par groupes de cellules, d'où l'intérêt de savoir comment sélectionner un ensemble de cellules compact ou non. Elle concerne également les lignes et les colonnes.
Sélection simultanée de groupes de cellules
Pourriez-vous citer un maximum d'éléments de mise en forme qui concernent le contenu d'une cellule ?
On ne peut oublier de mentionner la hauteur des lignes, la largeur des colonnes.
Si vous voulez modifier ces attributs, c'est très simple : déterminez à quelle entité va s'appliquer la mise en forme (cellule, bloc de cellules, ligne, colonne, sélection multiple…) et ensuite, modifiez les paramètres concernés.
Choisir la bonne entité
Mise en forme conditionnelle
Le tableur est capable de mettre en évidence automatiquement certaines informations. On parle, dans ce cas, de mise en forme conditionnelle car elle est soumise à la réalisation d'une condition (ex : la note est mauvaise). La mise en forme conditionnelle passe par la sélection des cellules auxquelles elle est censée s'appliquer.
Les choix à faire sont évidemment des choix de mise en forme des cellules (police, corps, style, couleur… des caractères, couleur de fond…). La condition s'exprime soit via des listes dans des boites de dialogue, soit en écrivant une formule que les contenus des cellules sont censés vérifier pour se voir appliquer cette mise en forme.
Expression de la condition via les listes déroulantes d'une boite de dialogue
Expression de la condition par une formule
En pratiquant de la sorte, vous êtes certains que toute modification des informations donnera lieu à une nouvelle évaluation de la condition et, si nécessaire, à une adaptation de la mise en forme.
Gestion des grands tableaux
Venons-en aux grands tableaux. Pour pouvoir les explorer, il est utile de conserver affichées à l'écran certaines valeurs comme des valeurs d'en-têtes de ligne et de colonne (en d'autres mots, des métadonnées). Comment procéder ? On peut figer le défilement des lignes et des colonnes situées au-dessus et à gauche de la cellule active.
Figer certaines lignes et colonnes
Comme vous pouvez le constater sur l'illustration, il faut d'abord rendre active la cellule au-dessus de laquelle les lignes seront fixes et à gauche de laquelle les colonnes le seront également.
Si on ne souhaite pas voir affichées toutes les lignes et/ou les colonnes, il existe deux techniques assez différentes et qui peuvent même être combinées.
Il s'agit du masquage des lignes et/ou des colonnes et du filtrage.
Vous ne souhaitez consulter que le titre et le réalisateur des films dans la liste dont vous disposez.
Liste des caractéristiques de plusieurs films de cinéma
Rien de plus simple, vous masquez la colonne B et les colonnes D à I. Dans ce cas également, une sélection multiple de toutes les colonnes concernées permet de donner la commande de masquage en une seule fois.
Mais vous pourriez vous poser d'autres questions ou avoir d'autres intentions comme trier la liste des films par ordre alphabétique des noms, par ordre chronologique…
Un tri est évidemment assez facile à faire pour un tel système. Il faut toutefois lui préciser certaines choses.
Quelles sont les informations à fournir au système avant de lui demander de faire le tri ?
Il faut préciser la (les) clé(s) de tri et l'ordre (ascendant ou descendant).
Notez qu'une deuxième clé de tri n'est utile que si la première n'est pas suffisamment discriminante. Par exemple, dans la liste de vos amis, il est possible que deux d'entre eux portent le même nom. Si donc la première clé est le nom, le choix d'une deuxième clé, par exemple, le prénom est utile.
Liste des films triés par ordre chronologique (1re clé) et par titre (2e clé)
Il y a bien d'autres fonctionnalités qu'un tel système peut vous offrir. Par exemple, celle de n'afficher que les informations qui répondent à certains critères comme les films qui ont été produits dans les années 80.
La notion importante ici est celle de filtrage. Les éléments de la liste, on les appelle des enregistrements, sont filtrés. Ne passent au travers du filtre que ceux qui répondent à certaines conditions. Dans notre exemple, l'année doit être supérieure ou égale à 1980 et inférieure à 1990.
Les films produits dans les années 80
Le système est capable d'identifier la table à filtrer. Il suffit que la cellule active se trouve dans cette table. Les en-têtes de colonnes sont considérées comme les éléments sur lesquels des conditions peuvent être appliquées. On les appelle champs. Choisir de filtrer provoque l'apparition de listes déroulantes au niveau de ces champs. Ces listes déroulantes permettent de définir des critères pas trop compliqués.
Choix d'un critère
Bien entendu, différents critères peuvent être appliqués à plusieurs champs.
Il est possible de réaliser des filtrages très élaborés, mais les techniques à utiliser dépassent le cadre de ce module.
5. Choisir la version automatique
Activités
Tous en forme
Si la mise en forme n'affecte pas la qualité des calculs et donc des résultats, elle est extrêmement importante lorsqu'il s'agit de rendre un tableau lisible et rapidement consultable. Apprenons quelques règles élémentaires.
Objectif :choisir les paramètres opportuns pour les cellules, les lignes et les colonnes d'un tableau
Nous savons que le contenu d'une cellule est variable. Peut-on dès lors prévoir que certaines données ou certains résultats soient mis en forme en fonction de la valeur de ce contenu ? La réponse est oui. Voyons comment.
Objectif :déterminer des règles simples de mise en forme conditionnelle
Trier des données selon certains critères rend souvent un tableau plus lisible. Si ce tableau est de grande taille, son exploitation peut être rendue difficile. Faisons le point à ce propos.
Objectif : trier un tableau de données et en filtrer les informations selon des critères simples
La mise en forme d'une cellule concerne les paramètres de forme de la cellule (remplissage, bordures, alignement...) et de son contenu (police, corps, style,...) La mise en forme d'une cellule ne doit pas être confondue avec son formatage. Elle a pour objectif d'améliorer la lisibilité d'une feuille de calcul et, en particulier, de mettre en évidence les différents statuts des informations.
Mise en forme conditionnelle
Le choix des paramètres à appliquer à des cellules peut être soumis à condition. La condition concerne le contenu même de la cellule concernée ou celui d'une autre cellule de référence. Dans ce cas, l'emploi d'une formule est nécessaire.
Tri
Lorsqu'un bloc rectangulaire de cellule constitue une suite d'enregistrements disposés en lignes, celui-ci peut être trié. Les cellules surmontant la première ligne du bloc constituent les champs des enregistrements. Chaque champ est une clé de tri possible. Le tri peut être ascendant ou descendant.
Filtrage
Le filtrage permet de faire afficher uniquement les enregistrements dont la valeur de certains champs répond à des conditions. Si les conditions ne sont pas trop complexes, elles peuvent être fixées via des boîtes de dialogue.
5. Choisir la version automatique
Exercices
Vous pouvez obtenir le corrigé des exercices auprès de votre coach.
Sans vouloir passer pour des obsédés de la masse , revenons le temps d'un exercice récapitulatif aux IMC.
Créez une feuille de calcul dans laquelle il suffit de reporter sa masse et sa taille pour obtenir la valeur de son IMC, comme illustré ci-dessous. Pour rappel, l'IMC se calcule en divisant la masse (en kg) par le carré de la taille (en m).
Elle n'est pas très lisible vu sa taille , mais peu importe puisque vous êtes capable de la créer vous-même.
En voici quand même quelques détails. Pour les plus sceptiques…
Vous allez devoir :
générer, en ligne 1 (dès la deuxième cellule), les masses allant de 50 à 100 kg (de kg en kg);
générer, en colonne A (dès la deuxième cellule), les tailles descendant de 2 à 1,50 m (de cm en cm : 2 ; 1,99 ; 1,98…);
calculer les IMC;
appliquer une mise en forme conditionnelle respectant le code de couleurs de l'échelle ci-dessous.
Échelle d'IMC
Soyez le plus efficace et le plus rapide possible !
À partir des résultats des 1.148 tirages du Lotto ayant eu lieu pendant les années 2000 à 2010, il est possible de déterminer statistiquement les numéros les plus chanceux.
Voici un tableau qui comporte :
en colonne A, les numéros des 42 boules ;
en colonne B, le nombre de sorties de la boule correspondante dans les six bons numéros ;
en colonne C, le nombre de sorties comme numéro complémentaire.
Parmi ces données, filtrez les numéros qui sont sortis plus de 175 fois dans les six bons numéros et comptant un pourcentage de sorties comme numéro complémentaire supérieur à 2,5%.
Attention, il sera peut-être nécessaire de compléter le tableau.
D'après ces résultats et même si chacune des 42 boules a logiquement la même chance que les autres de sortir, on peut admettre que certaines sont plus chanceuses que d'autres.
Sachant cela, cette fois, ce sera peut-être vous !
Téléchargez le fichier de l'exercice dans le format souhaité.
Laurent, qui a besoin d'argent, est persuadé qu'il va tirer le gros lot en jouant les six numéros qui sont sortis le plus souvent.
Pouvez-vous lui faciliter la tâche en triant le tableau pour qu'il n'ait plus qu'à noter les six premiers numéros qui apparaissent dans la liste ?
Reprenons l'exercice « Programmes sur mesure » abordé au chapitre 1 de ce module.
Vous avez du imaginer une structure de tableau. Vous permettra-t-elle de répondre aux questions suivantes. Sinon, modifiez-la en conséquence avant d'encoder les informations dans une feuille de calcul. Puis, faites ce qu'il faut pour pouvoir répondre aux questions ci-dessous.
Que proposer à Jacqueline sachant qu'elle n’est libre qu’à partir de 21h00 ? Et à Julie qui n’aime que les séries ? Ou encore à Damien qui veut regarder un policier avant 22h00 ? Enfin, pouvez-vous présenter le tableau pour Étienne qui voudrait classer les heures de début des programmes de manière chronologique ?
Intention généraleréaliser un graphique correct et adapté aux informations à représenter
Les tableurs ne sont pas seulement des « calculateurs ». Ils sont capables de dresser des graphiques illustrant des données et/ou des résultats. Quoi de plus formel, en effet, que de réaliser une représentation graphique.
Un graphique est une représentation à la fois globale et détaillée d'une ou de plusieurs séries d'informations. On les utilise pour montrer des progrès ou des reculs, pour comparer, pour se faire une idée de certaines répartitions…
C’est une représentation globale car elle donne, en un coup d'œil, une idée de ce qu'il faut percevoir globalement. Elle est détaillée car son examen permet de retrouver des informations précises par une observation plus fine du graphique.
Il n'y a rien de plus simple que de demander à un tableur de réaliser un graphique. Il suffit de sélectionner des informations, un type de graphique et le tour est joué !
Mais, au moins deux questions importantes se posent. Les informations utilisées sont-elles les bonnes ? Et par ailleurs, le style de graphique choisi est-il pertinent ?
Dans ce chapitre, nous essaierons de vous faire prendre conscience des profits qu'il est possible de tirer d'une représentation graphique. Nous tenterons aussi d'identifier quelques règles de bonnes pratiques en la matière.
6. Le graphique, c'est magique
Mise en situation
Reprenons le tableau du chapitre 4. Ce dernier traduit les résultats d'une enquête réalisée par les élèves de la classe auprès de tous les élèves de l'école, dans le cadre d'une campagne sur la mobilité.
Les moyens de transport vers l'école
Voici différents graphiques censés illustrer cette enquête. Observez-les attentivement avant de répondre aux questions qui suivent.
Graphique n°1
Graphique n°2
Graphique n°3
Graphique n°4
Dressez un tableau en deux colonnes avec les qualités et les défauts de chacun des graphiques.
Comparez-le ensuite avec nos réflexions qui suivent.
6. Le graphique, c'est magique
Réflexions
Prenons les graphiques l'un après l'autre. Voici nos observations. Comparez-les aux vôtres.
Graphique n°1
Graphique n°1
Ce premier graphique est un graphique en colonnes qui présente l'avantage de permettre une comparaison visuelle rapide. On vient surtout à l'école en voiture et en bus.
Le style du graphique (lignes de niveau brisées) ne permet pas d'avoir une idée assez précise de chacun des effectifs. À une ou deux unités près, combien d'élèves viennent à l'école à pied ? Une vérification dans le tableau vous étonnera.
Le titre de l'axe Y (valeurs en ordonnée) est manquant et si on devine qu'il s'agit d'un nombre d'individus, on ne sait pas de quelle sorte.
Le titre du graphique est redondant et ne donne pas d'indications sur ce que le graphique représente.
Graphique n°2
Graphique n°2
Ce graphique en barres horizontales est intéressant car il permet une meilleure approximation des valeurs, grâce aux repères verticaux de la grille.
Des titres pour les axes et un titre significatif pour le graphique lui donnent du sens.
Malheureusement, la sélection des valeurs du tableau à représenter n'a pas été faite correctement, ce qui a pour effet d'ajouter une barre supplémentaire en haut du graphique. Elle n'a rien à y faire car elle représente la somme des effectifs.
Graphique n°3
Graphique n°3
Ce graphique en diagramme sectoriel semble très bien approprié à l'objectif de l'enquête qui est probablement de comprendre comment les moyens de transport sont répartis.
Le titre du graphique est très évocateur et comme il n'y a pas d'axes, c'est une légende qui précise le code de couleurs.
La seule information dont on ne dispose pas, ce sont les chiffres des effectifs. Cela concerne-t-il 20, 100, 1000 personnes, nous n'en savons rien.
Graphique n°4
Graphique n°4
Le type lignes de ce quatrième graphique est tout à fait inapproprié. Il n'y a aucun sens à relier de telles valeurs entre elles. Il ne s'agit pas ici de montrer une évolution.
Le graphique n'a pas de titre.
Les lignes verticales de la grille encombrent le graphique. Elles sont tout à fait inutiles.
En bref
Les graphiques 2 et 3 sont plus lisibles que les autres. Le graphique 3 est préférable si on s'intéresse aux répartitions. Le graphique 4 n'est pas du tout adapté pour traduire de telles données.
Les activités qui suivent vont vous permettre de vous exercer à dresser des graphiques corrects, suggestifs et appropriés.
6. Le graphique, c'est magique
Activités
Cette leçon vaut bien un fromage !
Tracer un graphique est une tâche formelle dont peut facilement s'acquitter le système. Nous devons cependant lui fournir les bonnes indications.
Objectif :choisir le type de graphique le plus adapté pour représenter une série de valeurs
Un graphique est un objet dans une feuille existante. Il est possible de le créer dans une feuille séparée.
Un graphique est lié à ses séries de données. Toute modification de ces données entraîne une mise à jour automatique du graphe.
Type de graphique
La création d'un graphique implique en premier lieu, le choix d'un type de graphique.
Selon qu'on souhaite mettre l'accent sur des répartitions, des comparaisons ou encore des évolutions, on choisira respectivement des graphiques de types diagramme sectoriel, colonnes/barres ou courbe/nuage de points.
Séries de données
La réalisation d'une représentation graphique passe par le choix des séries de données à mettre en relation. Souvent, il s'agit de deux séries : la série des données indépendantes (exemple : les moyens de transport) et celle des données qui en dépendent (dans le même exemple : le nombre d'élèves qui les utilisent). Dans certaines représentations, il peut y avoir plusieurs séries de données dépendantes. Ces données (dépendantes ou indépendantes) sont généralement situées dans un bloc d'une seule ligne de hauteur ou d'une seule colonne de largeur et doivent avoir les mêmes dimensions.
Si les blocs de données sont disposés côte à côte dans la feuille de calcul, tous ces choix peuvent être faits d'un coup en sélectionnant un seul bloc rectangulaire. Sinon, une sélection multiple sera nécessaire.
Autres métadonnées
Un graphique contient un titre significatif. Il en est de même des axes pour les graphiques qui en possèdent.
Si plusieurs séries sont représentées ou dans le cas où le diagramme est sectoriel, une légende est nécessaire.
La lisibilité du graphique peut être améliorée par le choix d'une graduation et d'une échelle appropriée pour chacun des axes.
Lorsque le graphique ne permet pas une lecture facile des valeurs, une grille peut fournir des repères intéressants.
6. Le graphique, c'est magique
Exercices
Vous pouvez obtenir le corrigé des exercices auprès de votre coach.
Si vous deviez représenter les données des tableaux suivants sous forme de graphique, quel type choisiriez-vous pour chacun d’entre eux ? Justifiez vos choix.
On souhaite avoir une idée de la manière dont les activités se répartissent.
On souhaite représenter l’évolution des résultats des quatre étudiantes.
On souhaite comparer le nombre d’entrées pour chaque film.
On souhaite représenter le graphique de la fonction x ⟼ x³.
Et si vous essayiez de réellement construire ces graphiques ? Téléchargez le fichier ci-dessous pour avoir accès aux données.
Récupérez le fichier de l'exercice « Cette fois, c'est moi » du chapitre 5.
Dressez un graphique approprié qui permet de comparer le nombre de sorties de chacune des 42 boules du Lotto.
Quelques conseils :
élargissez le graphique pour permettre l'affichage de tous les numéros de boules;
pour mettre davantage en évidence les différences entre les nombres de sortie, choisissez une graduation de l'axe des ordonnées qui débute à une valeur légèrement inférieure au nombre de sortie minimum.
Attention, il n'y a pas d'unités sur l'axe des ordonnées et la première valeur est 1 qui n'est pas vraiment un nombre, mais un numéro de boule.
Cet exercice est inspiré de l'évaluation pratique de la certification 2010-2011.
Une série d’informations concernant les communes belges (naissances, décès, mariages et contrats de cohabitation légale, pour l'année 2010) est reprise dans le classeur à télécharger ci-dessous.
Attention, le nombre de consignes à respecter dans cet exercice est très important. Pour une question de facilité, nous vous conseillons d'imprimer cette page. Vous retrouverez également ces consignes dans le cahier.
Compléter, organiser, calculer
Complétez le tableau en y insérant une nouvelle ligne en première position.
Mettez en A1 le titre « Évolution par commune (situation au 15/01/2011) ».
Fusionnez les cellules situées au-dessus des titres de colonnes.
Après la colonne du nombre d’habitants au 31/12/2010, insérez une colonne intitulée « Différence ».
Remplissez-la avec la différence entre le nombre d’habitants au 31/12 et le nombre d’habitants au 1/1.
À la dernière ligne du tableau, calculez les totaux.
Mettre en forme
Ajustez la hauteur des lignes à 2 cm pour les lignes 1-2 et à 0,8 cm pour les lignes 3 à 591.
Ajustez la largeur des colonnes à 2 cm pour la colonne 1, 6 cm pour la colonne 2 et 3 cm pour les colonnes 3 et suivantes.
Activez le retour à la ligne automatique pour les cellules des titres de colonnes.
Mettez en forme le titre du tableau en Arial 28 pt et les titres des colonnes en gras.
Alignez le contenu des cellules des lignes 1 et 2 : centrage vertical et horizontal.
Utilisez la couleur noire pour le remplissage et la couleur blanche pour les caractères des cellules contenant des métadonnées.
Utilisez une couleur grise pour le remplissage des cellules contenant des résultats.
Appliquez une bordure simple à l’ensemble des cellules du tableau.
Les résultats négatifs du calcul de la différence doivent apparaître en gras, les cellules des lignes concernées étant remplies d’une couleur rose ou rouge clair.
Rechercher, compter, trier
Répondez aux questions suivantes :
Combien de communes ont une population supérieure à 100.000 hab. au 31/12/2010 ?
Combien de communes ont connu à la fois moins de 100 décès et plus de 100 mariages ?
Combien de communes ont perdu plus de 100 habitants ?
Triez les données par ordre croissant des numéros « INS ».
Certification
Concevoir et exploiter une feuille de calcul
L'épreuve de certification comprendra des activités et des exercices semblables à ceux du chapitre. Si vous pouvez les refaire, vous êtes paré(e).
La certification comprendra aussi une partie réflexion sous forme d'un QCM. Le test que vous pouvez télécharger ci-dessous vous permet de vous en faire une idée précise.
Pour la correction des exercices et du test, adressez-vous à votre coach.
Consulté le 18/05/2009, http://www.infotec.be
Consulté le 18/05/2009, http://www.quefaire.be/d/brocantes5.pdf
Extrait de http://fr.wikipedia.org/wiki/Démographie_de_la_Belgique consulté le 16 juillet 2010
.
. Le résultat est catastrophique comme vous pouvez le constater dans le fichier à télécharger.
